Regulamin studia treningu EMS

Trening EMS z każdym dniem jest coraz popularniejszy. Studia treningu EMS wyrastają jak grzyby po deszczu i praktycznie znajdują się już w każdym większym mieście. Samo otwarcie takiej placówki nie jest bowiem obwarowane żadnymi przepisami prawnymi o czym pisałem w innym artykule >> tutaj <<. Podobnie sporządzenie regulaminu studia treningu EMS zgodnie z przepisami prawa również nie jest obowiązkowe. Warto jednak, aby studio treningu EMS posiadało taki regulamin, w którym w sposób jasny i precyzyjny określone zostaną zasady współpracy oraz związane z tym prawa i obowiązków klientów oraz właściciela studia EMS. W związku z tym postanowiłem przygotować dzisiejszy wpis, w którym wskażę co powinno znaleźć się w regulaminie studia treningu EMS.

Postanowienia regulaminu studia treningu EMS starałem się pogrupować, aby łatwiej można było się w tym odnaleźć. Nazwy poszczególnych „rozdziałów” regulaminu są zatem całkowicie moje i w Twoim regulaminie mogą brzmieć inaczej. Chodzi o to, aby sens regulacji był podobny.

Wstęp (postanowienia ogólne) regulaminu studia EMS

W pierwszej sekcji studia EMS najczęściej decydują się na zawarcie podstawowych informacji, takich jak:

• dane studia EMS (nazwa, nr identyfikacyjne, adres, dane kontaktowe),
• słowniczek pojęć, w którym wytłumaczone są terminy użyte w regulaminie (np. klient, umowa, karnet, opłata miesięczna). Słowniczek stosuje się po to, aby postanowienia były maksymalnie precyzyjne. Dlatego też pewne definicje mogą wydawać się sztuczne i zbędne. Z prawniczego punktu widzenia nie zaszkodzi ich wprowadzić. Przykładowa definicja z takiego regulaminu brzmi: Karnet treningowy to imienna karta uprawniająca do wstępu na teren ośrodka treningowego w terminach uprzednio omówionych treningów, może się zatem wydawać niepotrzebna, ale w praktyce tak nie jest,
• wymogi stawiane osobom korzystającym ze studia EMS (np. określenie minimalnego wieku, wskazanie, że świadczenie usługi treningu odbywa się tylko i wyłącznie na podstawie zawartej umowy, konieczność przeczytania regulaminu przed przystąpieniem do ćwiczeń i złożenia oświadczenia w przedmiocie zapoznania się z nim itp.).

Zakres usług studia EMS / Zasady treningu EMS

W tym miejscu studia treningu EMS decydują się najczęściej krótko i zwięźle opisać na czym polega trening EMS, a także opisać procedurę przystąpienia do treningu przez osoby ćwiczące. Przykładowo można wskazać, że każda osoba przed przystąpieniem do treningu EMS musi wypełnić ankietę, czy porozmawiać z trenerem.

W tym miejscu należy również zobowiązać klientów studia EMS do stosowania się do zaleceń i uwag trenera. Dodatkowo warto wskazać, że trening EMS odbywa się na certyfikowanym sprzęcie, a trenerzy pracujący w studiu mają odpowiednie uprawnienia i odbyte szkolenia.

Co więcej, opłaca się dodać standardowe postanowienia, takie jak zakaz korzystania ze studia EMS pod wpływem alkoholu, czy narkotyków. Należy również wskazać, że klient musi informować trenera o problemach zdrowotnych, kontuzjach i wątpliwościach.

Bardzo często studia EMS zawierają w tej sekcji, że nie ponoszą odpowiedzialności za kontuzje wywołane niezastosowaniem się do zaleceń trenera. Więcej o tym zagadnieniu możesz przeczytać tutaj.

Niektóre studia EMS decydują się również na uregulowanie procedury składania i rozpatrywania reklamacji na działanie studia, czy trenerów w nim zatrudnionych.

Rodzaje karnetów / Nabywanie karnetów

Kolejna część regulaminu może być poświęcona wszystkim kwestiom związanym z członkostwem w studiu EMS na podstawie wykupionych karnetów. Mogą tu być poruszone następujące sprawy:

• rodzaje karnetów (krótko/długoterminowe, umożliwiające ćwiczenie w konkretnych godzinach, czy uprawniające do określonej liczby treningów),
• w jaki sposób można kupić karnet,
• zasady dotyczące zawieszenia (zamrożenia) karnetu,
• w jaki sposób można odwołać lub przełożyć umówiony trening itp.

Umowa członkowska studia treningu EMS i jej modyfikacja

Bardzo często oprócz typowych karnetów, klienci studia EMS zawierają umowy na określony, bądź nieokreślony czas. Warto w regulaminie uwzględnić wszystkie możliwe scenariusze i zabezpieczyć swoje interesy. Można tu zatem opisać sytuacje, w których umowę można wypowiedzieć (np. z określonym terminem wypowiedzenia itp.). Należy również uregulować formę wypowiedzenia umowy (np. pisemna).

Ponadto w niektórych przypadkach warto dać klientom możliwość wypowiedzenia umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia (np. w przypadku problemów zdrowotnych, czy ciąży).

W tym miejscu powinny znaleźć się również postanowienia dotyczące kar umownych za wcześniejsze wypowiedzenie umowy bez ważnego powodu. Można określić, że np. kara umowna wynosi 10% wartości umowy.

Nie można również zapominać, że w regulaminie studia treningu EMS należy dodać, że również studio może w niektórych sytuacjach wypowiedzieć umowę członkowską (np. w przypadku zalegania z opłatami).

Płatności

Kwestie samych płatności są często omawiane w kolejnej sekcji. Można tu dokładnie określić:

• ceny karnetów, czy treningów (jeżeli są stałe),
• terminy płatności,
• sposoby płatności (gotówka, karta, przelew,automatyczne pobierania z konta),
• procedurę wykreślenia klienta studia w przypadku zalegania z opłatami itp.

Przetwarzanie danych osobowych

O RODO słyszał już każdy. Warto zabezpieczyć się zawczasu i w regulaminie studia treningu EMS wskazać:

• kto jest administratorem danych, które udostępniają klienci studia EMS,
• w jakim celu są one przetwarzane (m.in. realizacja umowy, kontakt z klientem, dla celów podatkowych, zapewnienie usług płatniczych, prowadzenie badań i analiz (monitorowanie postępów), windykacja należności,
• dane konieczne do zawarcia umowy (najczęściej są to: imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, nr telefonu, mail, informacje zdrowotne),
• jakie uprawnienia mają klienci w zakresie tych danych (żądanie ich sprostowania, czy usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, a także wniesienia skargi do Prezesa UODO, czy sprzeciwu wobec ich przetwarzania),
• podmioty, którym udostępniane są dane (jeżeli takie występują), np. firmy windykacyjne, czy księgowe,
• jak długo przechowywane są dane.

Więcej na ten temat można przeczytać w moich innych wpisach:

• Ochrona danych osobowych klientów klubów fitness i salonów SPA- nowe obowiązki prawne od 2018 r.
• RODO w branży fitness w 2019 roku

Postanowienie końcowe w regulaminie studia treningu EMS

W ostatniej sekcji regulaminu studia treningu EMS zamieszcza się zazwyczaj następujące informacje:

• sposób ogłoszenia i zmiany regulaminu (np. poprzez wywieszenie go w recepcji studia),
• w jakim terminie i w jaki sposób klient musi powiadomić studio treningu EMS o zmianie swoich danych (np. miejscu zamieszkania),
• dzień, od którego obowiązuje regulamin.

Podsumowanie – regulamin studia treningu EMS

Z pewnością niektóre regulaminy mogą mieć więcej postanowień, inne mniej. Każdy właściciel studia EMS powinien we własnym zakresie rozważyć, które regulacje są mu potrzebne. Z mojego doświadczenia mogę dodać, że im więcej zagadnień zostanie poruszone szczegółowo w regulaminie, tym mniej problemów w przyszłości. Na koniec odsyłam również do mojego wpisu o regulaminie klubu fitness. Większość postanowień z regulaminu siłowni można bowiem przenieś do regulaminu studia treningu EMS.